Als werkgever sta je voor een lastige situatie wanneer een medewerker zich ziek meldt terwijl er ook een conflict speelt. Je wilt het gesprek aangaan, maar je weet niet precies hoe je dat aanpakt zonder de situatie te verergeren. Een arbeidsconflict op het werk vraagt om een zorgvuldige aanpak: open communiceren, de juiste stappen zetten en weten wanneer je welke rol aanneemt. In dit artikel vind je concrete antwoorden op de vragen die je als werkgever hebt.
Een conflict op het werk dat niet besproken wordt, duurt langer dan nodig
Wanneer een arbeidsconflict niet direct bespreekbaar wordt gemaakt, groeit de afstand tussen werkgever en medewerker. De medewerker voelt zich niet gehoord, de werkgever weet niet wat er speelt en het verzuim loopt op. Elke dag dat er geen gesprek plaatsvindt, wordt de drempel om dat gesprek alsnog te voeren hoger. Wat helpt: wacht niet op het perfecte moment, maar neem proactief contact op en geef aan dat je wilt luisteren, niet oordelen.
Geen duidelijke aanpak bij verzuim door een conflict kost je tijd en grip
Veel werkgevers weten niet goed welke stappen ze moeten zetten wanneer verzuim en een conflict samenkomen. Ze wachten af, doen te weinig of juist te veel, en raken daardoor de regie kwijt. Dat heeft gevolgen: het verzuim duurt langer, de werkrelatie verslechtert en de wettelijke verplichtingen worden niet correct nageleefd. Wat je nodig hebt, is een heldere aanpak: weet wanneer je zelf het gesprek voert, wanneer je de bedrijfsarts inschakelt en welke documentatie je bijhoudt.
Wanneer is er sprake van verzuim door een conflict?
Er is sprake van verzuim door een conflict wanneer een medewerker zich ziek meldt en de klachten geheel of gedeeltelijk voortkomen uit een arbeidsconflict op het werk. Denk aan spanningsklachten, burn-outklachten of psychische klachten die direct verband houden met de werksituatie of de relatie met een leidinggevende of collega.
Het is belangrijk om dit onderscheid te maken, omdat de aanpak verschilt van regulier medisch verzuim. De bedrijfsarts beoordeelt of iemand arbeidsongeschikt is en of er sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid. Dat laatste betekent dat iemand wel kán werken, maar door de conflictsituatie niet in staat is om op die specifieke werkplek te functioneren.
Als werkgever is het niet aan jou om dit medisch oordeel te vellen. Wat je wel kunt doen, is het gesprek aangaan over de situatie op de werkvloer en de bedrijfsarts tijdig inschakelen voor een onafhankelijk oordeel.
Waarom is een gesprek met een zieke medewerker bij een conflict zo lastig?
Een gesprek met een zieke medewerker bij een conflict is lastig omdat emoties, belangen en rollen door elkaar lopen. Als werkgever wil je het verzuim oplossen, maar je bent ook partij in het conflict. Dat maakt het moeilijk om als neutrale gesprekspartner op te treden, terwijl de medewerker zich juist kwetsbaar voelt.
Daar komt bij dat je als werkgever niet weet wat je wel en niet mag zeggen. Mag je vragen naar de oorzaak van het verzuim? Mag je het conflict bespreken terwijl iemand ziek is? De angst om iets verkeerds te doen, zorgt er vaak voor dat werkgevers helemaal niets zeggen, wat de situatie juist verergert.
Een ander struikelblok is dat de medewerker het gesprek kan zien als druk om terug te keren, terwijl jij het bedoelt als betrokkenheid. Duidelijkheid over het doel van het gesprek, nog voordat je begint, helpt om die spanning te verminderen.
Wat zijn de do’s en don’ts bij een gesprek over een conflict?
Bij een gesprek over een arbeidsconflict tijdens verzuim geldt: luister eerst, oordeel niet en maak het doel van het gesprek vooraf helder. Vermijd druk op terugkeer, discussies over schuld en medische vragen. Focus op contact houden en perspectief bieden, niet op het direct oplossen van het conflict.
Do’s:
- Neem contact op om te laten weten dat je er bent, zonder druk op terugkeer te leggen
- Luister actief en stel open vragen over hoe de medewerker de situatie ervaart
- Benoem het conflict als iets dat jullie samen moeten oplossen, niet als de fout van één partij
- Leg het doel van het gesprek vooraf uit: contact houden, niet beoordelen
- Documenteer het gesprek kort en feitelijk
Don’ts:
- Vraag niet naar medische details of diagnoses
- Stel geen ultimatums of deadlines voor terugkeer
- Ga niet in discussie over wie gelijk heeft in het conflict
- Stuur geen e-mails met een formele toon als je het contact wilt herstellen
- Laat het gesprek niet te lang op zich wachten uit angst voor een moeilijke situatie
Hoe bereid je een gesprek met een zieke medewerker voor?
Een goed voorbereid gesprek begint met een helder doel, een rustige setting en een open houding. Bepaal vooraf wat je wilt bereiken, wat je wel en niet bespreekt en hoe je reageert als het gesprek emotioneel wordt. Zo ga je het gesprek in met structuur, zonder een script te volgen.
Volg deze stappen bij de voorbereiding:
- Bepaal het doel: Is dit een eerste contactmoment, een probleemoplossend gesprek of een terugkeergesprek? Elk type vraagt een andere aanpak.
- Kies het juiste moment: Plan het gesprek niet te vroeg na de ziekmelding, maar wacht ook niet te lang. Na een week is een eerste contactmoment gebruikelijk.
- Zorg voor een neutrale omgeving: Een gesprek op kantoor kan voor de medewerker beladen voelen. Overweeg een andere locatie als dat helpt.
- Bereid je vragen voor: Stel open vragen zoals “Hoe gaat het met je?” en “Wat heb je nodig?” in plaats van gesloten vragen over terugkeer.
- Schakel indien nodig ondersteuning in: Als het conflict complex is of als je twijfelt over de aanpak, is het verstandig om vooraf advies in te winnen bij de bedrijfsarts of een casemanager.
Goede voorbereiding geeft jou als werkgever rust en geeft de medewerker het gevoel dat het gesprek serieus wordt genomen.
Welke rol speelt de bedrijfsarts bij verzuim door een conflict?
De bedrijfsarts beoordeelt onafhankelijk of een medewerker arbeidsongeschikt is en of er sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid door een conflict. De bedrijfsarts adviseert over re-integratiemogelijkheden en kan bemiddelen of doorverwijzen, maar lost het conflict zelf niet op.
Bij verzuim door een arbeidsconflict is de bedrijfsarts een cruciale schakel. Hij of zij kan vaststellen of de klachten medisch van aard zijn, of dat het conflict de primaire oorzaak is. Dat onderscheid bepaalt welke stappen er nodig zijn: medische behandeling, conflictbemiddeling of een combinatie van beide.
De bedrijfsarts kan ook adviseren om een mediator in te schakelen wanneer het conflict tussen werkgever en medewerker is vastgelopen. Dat is geen teken van falen, maar een professionele stap om de situatie vlot te trekken. Als werkgever ben je verplicht om het advies van de bedrijfsarts serieus te nemen en er opvolging aan te geven.
Wat zijn de verplichtingen van de werkgever bij verzuim en conflict?
Bij verzuim door een conflict op het werk gelden dezelfde wettelijke verplichtingen als bij regulier verzuim. Dat betekent: tijdig de bedrijfsarts inschakelen, een probleemanalyse laten opstellen en een plan van aanpak maken. Daarnaast heb je als werkgever een re-integratieverplichting, ook als het conflict nog niet is opgelost.
De Wet verbetering poortwachter legt de verantwoordelijkheid voor re-integratie nadrukkelijk bij de werkgever. Je bent verplicht om actief stappen te zetten, ook als de medewerker aangeeft dat terugkeer op de huidige plek niet haalbaar is. Spoor 2-re-integratie, waarbij de medewerker elders aan het werk gaat, is in dat geval een reële optie.
Wat je als werkgever niet moet doen, is afwachten totdat het conflict is opgelost voordat je actie onderneemt. Het UWV beoordeelt achteraf of je voldoende hebt gedaan. Te weinig actie kan leiden tot een loonsanctie, wat betekent dat je het loon langer moet doorbetalen dan wettelijk vereist.
Hoe ArboVita je ondersteunt bij verzuim door een conflict
Een arbeidsconflict in combinatie met verzuim is een van de meest complexe situaties waarmee je als werkgever te maken kunt krijgen. Je moet tegelijk het contact met de medewerker onderhouden, wettelijke verplichtingen nakomen en de situatie op de werkvloer beheersbaar houden. Daarvoor heb je een adviseur nodig die de situatie kent en concreet advies geeft.
Wij begeleiden en adviseren werkgevers bij precies dit soort situaties. Wat je van ons kunt verwachten:
- Een vaste casemanager die in taakdelegatie werkt onder supervisie van een bedrijfsarts en het verzuimproces met je doorloopt
- Heldere adviezen over welke stappen je wanneer zet, zodat je voldoet aan de Wet verbetering poortwachter
- Onafhankelijke beoordeling door de bedrijfsarts bij situatieve arbeidsongeschiktheid of conflictverzuim
- Korte lijnen en persoonlijk contact, zodat je snel kunt schakelen als de situatie verandert
- Ondersteuning bij het voorbereiden van gesprekken met de medewerker
De verantwoordelijkheid voor opvolging en beslissingen blijft bij jou als werkgever. Wij zorgen ervoor dat je die verantwoordelijkheid goed kunt dragen, met de juiste informatie en begeleiding op het juiste moment. Wil je weten hoe wij je kunnen ondersteunen bij een specifieke situatie? Neem contact met ons op en we kijken samen naar wat nodig is.