Conflicten op de werkvloer komen in elke organisatie voor. Soms lost een meningsverschil zich vanzelf op, maar in andere gevallen loopt de spanning zo hoog op dat een medewerker zich ziekmeldt. Dit type verzuim vraagt om een andere aanpak dan verzuim door lichamelijke klachten, omdat de oorzaak in de werkrelatie zelf ligt. Mediation kan dan een effectieve weg zijn naar herstel.
In dit artikel leggen we uit wat conflictgerelateerd verzuim precies inhoudt, hoe mediation werkt en welke stappen werkgevers kunnen zetten om duurzaam herstel te bevorderen.
Wat is conflictgerelateerd verzuim?
Conflictgerelateerd verzuim is verzuim waarbij een arbeidsconflict de directe of belangrijkste oorzaak is van de uitval van een medewerker. De medewerker is niet primair ziek door een medische aandoening, maar door de situatie op het werk. Denk aan een verstoorde relatie met een leidinggevende, een conflict met een collega of een langdurig gevoel van onrechtvaardigheid.
Dit type verzuim wordt ook wel situatief verzuim of situationele arbeidsongeschiktheid genoemd. De bedrijfsarts speelt een centrale rol bij het vaststellen of er sprake is van een arbeidsconflict als oorzaak van de uitval. Het onderscheid is belangrijk, omdat de aanpak fundamenteel verschilt van regulier medisch verzuim.
Hoe ontstaat verzuim door een conflict op het werk?
Verzuim door een conflict op het werk ontstaat meestal niet van de ene op de andere dag. Het begint vaak met kleine irritaties, miscommunicatie of een incident dat niet goed wordt uitgesproken. Als dit patroon zich herhaalt zonder dat iemand ingrijpt, bouwt de spanning zich op totdat een medewerker niet meer in staat is om te functioneren.
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- Een verstoorde vertrouwensrelatie tussen medewerker en leidinggevende
- Onenigheid over taakverdeling, beoordeling of arbeidsvoorwaarden
- Pesterijen of grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer
- Reorganisaties of veranderingen die onvoldoende worden gecommuniceerd
- Langdurige frustraties die nooit zijn besproken
Als werkgever is het belangrijk om signalen vroeg te herkennen. Een open cultuur waarin medewerkers problemen bespreekbaar durven te maken, voorkomt dat kleine conflicten uitgroeien tot langdurig verzuim.
Wat is mediation en wanneer is het inzetbaar bij verzuim?
Mediation is een gestructureerd gesprekproces waarbij een onafhankelijke, neutrale derde partij (de mediator) twee of meer partijen begeleidt om samen tot een oplossing te komen. De mediator neemt geen beslissingen, maar helpt partijen om met elkaar in gesprek te gaan en hun eigen oplossing te vinden.
Mediation is inzetbaar bij verzuim wanneer:
- De bedrijfsarts heeft vastgesteld dat er sprake is van een arbeidsconflict als oorzaak van de uitval
- Beide partijen bereid zijn om het gesprek aan te gaan
- Er nog geen juridische procedures zijn gestart die het proces blokkeren
- De werkrelatie in principe herstelbaar is
Het is geen wondermiddel en werkt alleen als beide partijen openstaan voor een oplossing. Mediation is geen vervanging van een juridische procedure, maar juist een manier om die te voorkomen.
Hoe verloopt een mediationtraject bij een arbeidsconflict?
Een mediationtraject bij een arbeidsconflict verloopt doorgaans in een aantal vaste stappen, hoewel de aanpak per situatie kan verschillen. Het traject begint altijd met een intakegesprek, waarna de gezamenlijke sessies volgen en het wordt afgesloten met concrete afspraken.
- Intake: De mediator spreekt afzonderlijk met beide partijen om de situatie te begrijpen en te toetsen of mediation haalbaar is.
- Gezamenlijke sessies: Beide partijen komen samen bijeen onder begeleiding van de mediator. Ieder krijgt de ruimte om zijn of haar perspectief te delen.
- Verkenning van belangen: De mediator helpt om achter de standpunten de onderliggende behoeften en belangen te ontdekken.
- Onderhandelen over oplossingen: Partijen zoeken gezamenlijk naar oplossingen die voor beiden werkbaar zijn.
- Vastleggen van afspraken: Als er overeenstemming is, worden de afspraken schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst of mediationakkoord.
Een mediationtraject duurt gemiddeld twee tot vier sessies. Hoe sneller het traject wordt gestart na het ontstaan van het conflict, hoe groter de kans op een succesvolle uitkomst.
Wat is de rol van de arbodienst bij conflictgerelateerd verzuim?
De arbodienst speelt bij conflictgerelateerd verzuim een adviserende en begeleidende rol. De bedrijfsarts stelt vast of er sprake is van situatieve arbeidsongeschiktheid en adviseert zowel de werkgever als de medewerker over de te nemen stappen. De arbodienst neemt het verzuimproces niet over, maar helpt werkgevers de juiste stappen te zetten binnen de kaders van de Wet verbetering poortwachter.
Concreet betekent dit dat de arbodienst:
- De oorzaak van het verzuim medisch duidt en adviseert over de inzetbaarheid van de medewerker
- Werkgevers begeleidt bij het naleven van hun wettelijke verplichtingen
- Kan adviseren om mediation in te zetten als onderdeel van het re-integratietraject
- De voortgang bewaakt en tijdig signaleert als bijstelling nodig is
De werkgever blijft zelf verantwoordelijk voor de opvolging van adviezen en het voeren van gesprekken met de medewerker. De arbodienst adviseert, de werkgever handelt.
Hoe voorkom je terugkerend verzuim na een opgelost conflict?
Terugkerend verzuim na een opgelost conflict voorkom je door niet alleen het conflict op te lossen, maar ook de onderliggende patronen aan te pakken. Een mediationakkoord is een goed begin, maar zonder vervolgstappen bestaat het risico dat dezelfde dynamiek zich opnieuw voordoet.
Werkgevers kunnen terugval voorkomen door:
- Duidelijke afspraken te maken over communicatie en samenwerking na het mediationtraject
- Regelmatig te evalueren of de afspraken worden nagekomen
- Een veilige werkcultuur te bevorderen waarin signalen vroeg worden opgepikt
- Leidinggevenden te ondersteunen in conflicthantering en gespreksvaardigheden
Duurzaam herstel staat centraal. Een medewerker die terugkeert na conflictgerelateerd verzuim heeft tijd nodig om het vertrouwen te herstellen. Dat vraagt om aandacht, geduld en consistentie van de werkgever.
Hoe ArboVita helpt bij conflictgerelateerd verzuim
Conflictgerelateerd verzuim vraagt om een zorgvuldige en persoonlijke aanpak. Bij ons begrijpen we dat geen enkel conflict hetzelfde is en dat een standaardtraject zelden de beste oplossing biedt. Wij begeleiden en adviseren werkgevers bij elk onderdeel van het verzuimproces, van de eerste ziekmelding tot de duurzame terugkeer naar werk.
Wat wij bieden bij conflictgerelateerd verzuim:
- Begeleiding door een vaste casemanager in taakdelegatie, werkend onder supervisie van een bedrijfsarts
- Medisch advies van een bedrijfsarts over de aard en oorzaak van het verzuim
- Actief advies over wanneer mediation een zinvolle stap is
- Bewaking van de Wet verbetering poortwachter, zodat werkgevers compliant blijven
- Korte lijnen en persoonlijk contact, zodat snel geschakeld kan worden wanneer dat nodig is
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen adviseren bij conflictgerelateerd verzuim? Bekijk onze verzuimabonnementen of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.