Bij langdurig verzuim komt er als werkgever veel op je af. Naast de menselijke kant van de situatie ben je ook wettelijk verplicht om actief aan de slag te gaan met re-integratie. Een van de eerste concrete stappen in dat proces is het opstellen van een plan van aanpak. Maar hoe doe je dat precies, en waar moet je op letten?
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het plan van aanpak bij verzuim. Van de basisvereisten tot veelgemaakte fouten: je leest hier alles wat je als werkgever moet weten om dit document correct en tijdig op te stellen.
Wat is een plan van aanpak bij verzuim?
Een plan van aanpak bij verzuim is een schriftelijk document waarin werkgever en medewerker samen vastleggen welke stappen worden gezet om re-integratie mogelijk te maken. Het beschrijft de situatie van de medewerker, de re-integratiedoelen en de concrete acties die beide partijen gaan ondernemen.
Het plan van aanpak is geen vrijblijvend document. Het vormt de basis van het re-integratietraject en wordt opgesteld naar aanleiding van het advies van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts brengt in kaart wat de medewerker nog wel kan en welke mogelijkheden er zijn voor herstel en werkhervatting. Op basis van dat advies stellen werkgever en medewerker samen het plan op. Beide partijen ondertekenen het document en bevestigen daarmee dat ze achter de afspraken staan.
Wanneer moet je een plan van aanpak opstellen?
Een plan van aanpak moet uiterlijk in de zesde week van ziekte zijn opgesteld. Dit is een wettelijke verplichting op grond van de Wet verbetering poortwachter. Te laat opstellen kan consequenties hebben bij een eventuele WIA-aanvraag of kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.
In de praktijk begint de klok te lopen vanaf de eerste ziektedag. Rond week vier voert de bedrijfsarts een probleemanalyse uit en stelt een advies op. Dat advies is de directe aanleiding voor het plan van aanpak. Werkgever en medewerker hebben vervolgens tot het einde van week zes om het plan gezamenlijk op te stellen en te ondertekenen. Tijdigheid is hierbij essentieel: het UWV toetst bij de poortwachterstoets of alle stappen op het juiste moment zijn gezet.
Wat moet er in een plan van aanpak staan?
Een plan van aanpak bij verzuim bevat minimaal de volgende elementen: de re-integratiedoelstelling, de concrete activiteiten die worden ondernomen, wie verantwoordelijk is voor welke acties en een tijdlijn met evaluatiemomenten. Het document moet aansluiten bij het advies van de bedrijfsarts.
Concreet bevat een goed plan van aanpak de volgende onderdelen:
- De huidige situatie van de medewerker en de beperkingen die de bedrijfsarts heeft vastgesteld
- Het re-integratiedoel, bijvoorbeeld terugkeer in de eigen functie of passend werk
- De afgesproken activiteiten, zoals aangepaste taken, therapie of scholing
- De verantwoordelijkheden van zowel werkgever als medewerker
- Geplande evaluatiemomenten, minimaal elke zes weken
- De datum waarop het plan is opgesteld en de handtekeningen van beide partijen
Het plan is een levend document. Dat betekent dat het regelmatig wordt geëvalueerd en bijgesteld als de situatie verandert. Wijzigingen worden vastgelegd in een bijstelling van het plan, zodat het dossier altijd actueel en volledig is.
Hoe stel je stap voor stap een plan van aanpak op?
Het opstellen van een plan van aanpak verloopt in een vaste volgorde die aansluit bij de wettelijke termijnen van de Wet verbetering poortwachter. Door de stappen in de juiste volgorde te doorlopen, bouw je een dossier op dat bij een UWV-toets standhoudt.
- Ziekmelding registreren Registreer de ziekmelding op de eerste dag en informeer de arbodienst tijdig.
- Probleemanalyse laten uitvoeren De bedrijfsarts voert rond week vier een probleemanalyse uit en stelt een re-integratieadvies op.
- Bespreek het advies met de medewerker Ga in gesprek over de mogelijkheden en beperkingen die de bedrijfsarts heeft beschreven.
- Stel het plan gezamenlijk op Werkgever en medewerker stellen samen het plan van aanpak op, uiterlijk in week zes.
- Onderteken het document Beide partijen ondertekenen het plan en stemmen daarmee in met de afspraken.
- Evalueer regelmatig Plan vaste evaluatiemomenten in en pas het plan aan als de situatie verandert.
- Leg alle wijzigingen vast Documenteer elke bijstelling, zodat het verzuimdossier volledig en traceerbaar blijft.
Goede documentatie is niet alleen belangrijk voor de medewerker, maar ook voor de werkgever zelf. Bij een WIA-aanvraag toetst het UWV het volledige re-integratiedossier. Een goed bijgehouden plan van aanpak laat zien dat je als werkgever je verantwoordelijkheid hebt genomen.
Wat is het verschil tussen spoor 1 en spoor 2 re-integratie?
Spoor 1 re-integratie richt zich op terugkeer bij de eigen werkgever, in de eigen functie of in aangepast werk. Spoor 2 re-integratie wordt ingezet als terugkeer bij de eigen werkgever niet mogelijk is en de medewerker wordt begeleid naar werk bij een andere werkgever.
In de meeste gevallen start een re-integratietraject met spoor 1. De focus ligt dan op herstel en geleidelijke terugkeer in de eigen of een aangepaste rol. Pas als duidelijk is dat dit niet haalbaar is, wordt spoor 2 geactiveerd. Dat moment wordt vastgelegd in het plan van aanpak en onderbouwd door de bedrijfsarts.
Het is belangrijk om te weten dat spoor 2 niet pas na twee jaar mag worden gestart. Als eerder duidelijk is dat terugkeer bij de eigen werkgever niet realistisch is, moet spoor 2 tijdig worden opgestart. Te laat starten met spoor 2 is een van de meest voorkomende redenen voor een loonsanctie van het UWV. Beide sporen kunnen ook gelijktijdig worden ingezet als de situatie daarom vraagt.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij een plan van aanpak?
De meest voorkomende fouten bij een plan van aanpak zijn: te laat opstellen, onvoldoende concrete afspraken vastleggen, het plan niet evalueren en bijstellen, en te laat starten met spoor 2. Al deze fouten kunnen leiden tot een loonsanctie van het UWV.
Naast de timing zijn er ook inhoudelijke valkuilen. Een plan dat te vaag is geformuleerd, biedt weinig houvast voor zowel werkgever als medewerker. Afspraken als “de medewerker zal proberen meer te bewegen” zijn niet concreet genoeg. Een goed plan beschrijft wie wat doet, wanneer en met welk doel.
Een andere veelgemaakte fout is het niet betrekken van de medewerker bij het opstellen van het plan. Het plan van aanpak is een gezamenlijk document. Als de medewerker zich er niet in herkent of er niet achter staat, verloopt de re-integratie moeizamer. Open communicatie en wederzijdse instemming zijn dan ook essentieel voor een werkbaar plan.
Hoe ArboVita je helpt bij het plan van aanpak
Een plan van aanpak correct en tijdig opstellen vraagt om kennis van wetgeving, goede communicatie met de medewerker en een scherp oog voor de re-integratiemogelijkheden. Wij bij ArboVita begeleiden en adviseren werkgevers bij elke stap in dit proces, zonder de verantwoordelijkheid over te nemen die bij de werkgever ligt.
Wat wij bieden:
- Een vaste casemanager in taakdelegatie, die onder supervisie van een bedrijfsarts werkt en actief met je meedenkt over het verzuimproces
- Een tijdige probleemanalyse door een bedrijfsarts, met een concreet re-integratieadvies als basis voor het plan
- Begeleiding bij het opstellen en bijstellen van het plan van aanpak, zodat het voldoet aan de eisen van de Wet verbetering poortwachter
- Advies over het juiste moment om spoor 2 in te zetten
- Korte lijnen en persoonlijk contact, zodat je snel kunt schakelen wanneer de situatie verandert
De werkgever blijft verantwoordelijk voor de opvolging en uitvoering van de afspraken. Wij zorgen ervoor dat je als werkgever de juiste stappen zet, op het juiste moment, met de juiste onderbouwing. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Bekijk onze verzuimabonnementen of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.