Een loonsanctie van het UWV is voor veel werkgevers een nare verrassing. Het betekent dat je als werkgever verplicht bent het loon van een zieke medewerker langer door te betalen dan de gebruikelijke twee jaar. Juist bij langdurig verzuim is het belangrijk om alle stappen correct en tijdig te zetten, zodat je dit risico zoveel mogelijk beperkt.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een loonsanctie inhoudt, wanneer het UWV deze kan opleggen, wat de financiële gevolgen zijn en hoe je als werkgever de juiste koers houdt. Want hoewel een loonsanctie soms kan worden voorkomen, vereist dat wel actief handelen en een goed begrip van de regels rondom verzuim en re-integratie.
Wat is een loonsanctie van het UWV?
Een loonsanctie van het UWV is een maatregel waarbij de loondoorbetalingsplicht van de werkgever met maximaal 52 weken wordt verlengd, bovenop de reguliere twee jaar. Het UWV legt deze sanctie op wanneer een werkgever onvoldoende heeft gedaan aan de re-integratie van een zieke medewerker. De sanctie dient als prikkel om werkgevers te bewegen hun verplichtingen serieus te nemen.
Normaal gesproken betaalt een werkgever bij ziekte maximaal twee jaar het loon door. Na die periode kan de medewerker een WIA-uitkering aanvragen. Voordat het UWV die aanvraag beoordeelt, toetst het ook de re-integratie-inspanningen van de werkgever. Als die inspanningen onvoldoende zijn, volgt een loonsanctie. De werkgever moet dan het loon blijven doorbetalen totdat het re-integratietraject alsnog naar behoren is uitgevoerd of de maximale sanctieperiode is verstreken.
Wanneer kan het UWV een loonsanctie opleggen?
Het UWV kan een loonsanctie opleggen als blijkt dat de werkgever zich onvoldoende heeft ingespannen voor de re-integratie van de zieke medewerker. Dit wordt beoordeeld aan de hand van het re-integratieverslag dat bij de WIA-aanvraag wordt ingediend. De beoordeling richt zich op de kwaliteit en tijdigheid van de re-integratie-inspanningen gedurende de twee ziektejaren.
Veelvoorkomende redenen voor een loonsanctie
Het UWV kijkt naar een breed scala aan verplichtingen. Een loonsanctie kan worden opgelegd als de werkgever:
- geen of onvoldoende re-integratieactiviteiten heeft ondernomen in het eerste of tweede spoor;
- het plan van aanpak niet tijdig heeft opgesteld of bijgesteld;
- de probleemanalyse van de bedrijfsarts niet heeft gevolgd of onvoldoende heeft onderbouwd waarom niet;
- de eerstejaarsevaluatie heeft overgeslagen of te laat heeft uitgevoerd;
- onvoldoende heeft onderzocht of re-integratie in een andere functie of bij een andere werkgever mogelijk was;
- het re-integratieverslag onvolledig of onjuist heeft aangeleverd.
Het UWV beoordeelt niet alleen of er iets is gedaan, maar ook of de inspanningen voldoende waren, gelet op de situatie van de medewerker. Een formeel correct dossier zonder inhoudelijke re-integratieactiviteiten is dus niet genoeg.
Hoe lang duurt een loonsanctie en wat zijn de financiële gevolgen?
Een loonsanctie duurt maximaal 52 weken. In die periode is de werkgever verplicht het loon van de medewerker door te betalen, ook al is de reguliere tweejaarsperiode al verstreken. De sanctie eindigt eerder als de werkgever alsnog aantoont dat de re-integratieverplichtingen zijn nagekomen en het UWV dit goedkeurt via een zogeheten deskundigenoordeel of herbeoordeling.
De financiële impact kan aanzienlijk zijn. Naast de doorlopende loonkosten blijven ook de bijkomende kosten, zoals werkgeverslasten en re-integratietrajecten, doorlopen. Voor kleine en middelgrote organisaties kan dit een forse aanslag op het budget betekenen. Bovendien kost het herstellen van een onvolledig re-integratietraject extra tijd en energie, terwijl de medewerker mogelijk al lang niet meer in staat is om volledig te werken.
Hoe kun je een loonsanctie van het UWV voorkomen?
Een loonsanctie voorkom je door vanaf dag één de re-integratieverplichting serieus te nemen en alle stappen binnen de Wet verbetering poortwachter tijdig en zorgvuldig uit te voeren. Dat begint bij een goede probleemanalyse en een concreet plan van aanpak, en eindigt bij een volledig en onderbouwd re-integratieverslag.
Praktische stappen om een loonsanctie te voorkomen
De Wet verbetering poortwachter schrijft een duidelijke tijdlijn voor. Houd je aan de volgende stappen:
- Week 6: Zorg dat de bedrijfsarts een probleemanalyse opstelt met een oordeel over de belastbaarheid van de medewerker.
- Week 8: Stel samen met de medewerker een plan van aanpak op, gebaseerd op de probleemanalyse.
- Week 42: Meld de medewerker ziek bij het UWV (ziektemelding).
- Maand 12: Voer de eerstejaarsevaluatie uit en pas het plan van aanpak zo nodig aan.
- Week 87-91: Lever het re-integratieverslag tijdig aan bij de WIA-aanvraag.
Naast het volgen van de tijdlijn is het belangrijk om alle afspraken en overwegingen goed te documenteren. Als je afwijkt van het advies van de bedrijfsarts, noteer dan altijd de reden. Het UWV beoordeelt niet alleen wat er is gedaan, maar ook waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Een transparant en volledig dossier is daarbij onmisbaar.
Wat kun je doen als het UWV een loonsanctie heeft opgelegd?
Als het UWV een loonsanctie heeft opgelegd, heb je als werkgever twee opties: je kunt bezwaar maken of je kunt de tekortkoming zo snel mogelijk herstellen. Bezwaar maken is zinvol als je van mening bent dat het UWV de beoordeling onjuist heeft uitgevoerd. Herstel van de tekortkoming is de snelste weg om de loonsanctie te beëindigen als de kritiek van het UWV gegrond is.
Bij bezwaar is het raadzaam om juridisch advies in te winnen en het dossier zorgvuldig te laten beoordelen. Kies je voor herstel, dan moet je aantonen dat je de ontbrekende re-integratieactiviteiten alsnog hebt uitgevoerd. Het UWV beoordeelt vervolgens of de tekortkoming voldoende is hersteld. Pas dan kan de loonsanctie eerder worden beëindigd dan na de maximale 52 weken.
In beide gevallen geldt: handel snel en documenteer alles. Elke week dat de loonsanctie voortduurt zonder actie, is een week extra loonkosten. Schakel tijdig de juiste expertise in om de situatie zo efficiënt mogelijk op te lossen.
Hoe ArboVita werkgevers helpt bij het voorkomen van een loonsanctie
Een loonsanctie is in veel gevallen te voorkomen, mits de re-integratieverplichting tijdig en correct wordt uitgevoerd. Dat is precies waar wij als arbodienst werkgevers bij adviseren en begeleiden. We ondersteunen werkgevers bij het correct doorlopen van alle stappen binnen de Wet verbetering poortwachter, zodat het dossier klopt en de re-integratie inhoudelijk sterk staat.
Wat wij daarin bieden:
- Begeleiding door een vaste casemanager in taakdelegatie, werkend onder supervisie van een bedrijfsarts
- Tijdige signalering van deadlines en verplichte stappen binnen het verzuimtraject
- Actief advies over re-integratiemogelijkheden, zowel in het eerste als in het tweede spoor
- Ondersteuning bij het opstellen en bijhouden van het re-integratieverslag
- Korte lijnen en persoonlijk contact, zodat je snel kunt schakelen als de situatie daarom vraagt
Wij nemen het verzuimproces niet over, maar adviseren en begeleiden werkgevers, zodat zij zelf de juiste stappen kunnen zetten. De verantwoordelijkheid blijft bij jou als werkgever, maar je staat er niet alleen voor. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Bekijk onze verzuimabonnementen of neem vrijblijvend contact met ons op.