Een medewerker valt ziek uit. Naast de menselijke kant, je wil dat iemand goed herstelt, speelt er ook een financiële vraag: hoelang moet je het loon doorbetalen? En hoeveel precies?

Dit zijn de vragen die veel werkgevers bezighouden, zeker bij langdurig verzuim. In dit artikel leggen we de regels helder uit.

De basisregel: twee jaar loondoorbetaling

In Nederland ben je als werkgever wettelijk verplicht het loon door te betalen gedurende maximaal 104 weken, dat is twee jaar, na de eerste ziektedag. Dit geldt voor alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst, ongeacht het type contract.

De twee jaar loondoorbetaling is één van de langste verplichtingen in Europa. Het is direct gekoppeld aan de re-integratieverplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter.

Hoeveel loon moet je doorbetalen?

De wet schrijft voor dat je minimaal 70% van het loon doorbetaalt in beide ziektejaren. In de praktijk wijken veel werkgevers hiervan af via de cao:

• Jaar 1: veel cao’s verplichten 100% loondoorbetaling in het eerste ziektejaar.
• Jaar 2: in het tweede jaar geldt vaak 70%, soms aangevuld tot 100% afhankelijk van de cao.

Controleer altijd de cao die van toepassing is op jouw sector. Is er geen cao? Dan geldt de wettelijke ondergrens van 70%.

Telt het loon inclusief toeslagen?

Ja, in principe bereken je de loondoorbetaling over het zogeheten ‘sociale loon’. Dat is het vaste bruto maandloon, inclusief vaste toeslagen zoals ploegentoeslag of een vaste onkostenvergoeding die als loon wordt gezien. Variabele elementen zoals bonussen of overwerktoeslag worden doorgaans niet meegenomen, maar dit kan per situatie en cao verschillen.

Wanneer mag je de loondoorbetaling stopzetten?

Je mag de loondoorbetaling eerder beëindigen in een aantal situaties:

• Na 104 weken: de wettelijke verplichting eindigt na twee jaar aaneengesloten ziekte. Daarna vraagt de medewerker een WIA-uitkering aan.
• Bij herstel: als de medewerker volledig hersteld is en terugkeert in zijn of haar functie.
• Bij weigering van passend werk: als de medewerker zonder goede reden passend werk weigert dat jij of de bedrijfsarts als haalbaar beschouwt.
• Bij het niet meewerken aan re-integratie: als de medewerker zonder reden niet meewerkt aan het re-integratietraject, mag je (na waarschuwing) de loondoorbetaling opschorten.

Let op: het stopzetten of opschorten van het loon vereist altijd zorgvuldig handelen en goede documentatie. Doe dit nooit zonder advies van je bedrijfsarts of casemanager.

Wat is een loonsanctie en hoe voorkom je die?

Als UWV bij de WIA-aanvraag na twee jaar oordeelt dat jij als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd, kan het een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je het loon maximaal 52 weken lánger moet doorbetalen, een derde jaar dus.

Een loonsanctie is volledig te voorkomen door:

• Tijdig de stappen van de Wet verbetering poortwachter te doorlopen
• Een goed en actueel re-integratiedossier bij te houden
• Actief te zoeken naar re-integratiemogelijkheden, ook buiten je eigen bedrijf (tweede spoor)
• Te werken met een gecertificeerde arbodienst die de deadlines bewaakt

Geldt de verplichting ook voor flexwerkers en uitzendkrachten?

Voor uitzendkrachten die via een uitzendbureau werken, is het uitzendbureau de juridische werkgever en dus verantwoordelijk voor de loondoorbetaling. Heb je iemand op een tijdelijk contract in dienst? Dan geldt de loondoorbetalingsplicht gewoon, ook als het contract tijdens de ziekte afloopt.

Loopt het tijdelijke contract af terwijl de medewerker nog ziek is? Dan eindigt de loondoorbetalingsverplichting op de contracteinddatum. Maar let op: de re-integratieverplichting kan in bepaalde gevallen doorlopen, afhankelijk van de duur van het dienstverband.

Ziektewet: wanneer springt UWV bij?

In een aantal situaties neemt UWV de loondoorbetaling over via de Ziektewet. Dit geldt onder andere voor:

• Vangnetters: medewerkers zonder vaste werkgever, zoals uitzendkrachten na einde contract of mensen met een tijdelijk contract dat afliep.
• Zwangere medewerkers: bij ziekte gerelateerd aan de zwangerschap of bevalling.
• Medewerkers met een no-riskpolis: voor mensen die vanuit een uitkeringssituatie aan het werk gingen en een speciale bescherming hebben.

In deze gevallen hoef je als werkgever het loon niet of slechts gedeeltelijk zelf door te betalen.

Praktisch: wat moet je regelen bij een ziekmelding?

Zodra een medewerker zich ziek meldt, zet je de volgende stappen:

• Dag 1: registreer de ziekmelding en meld deze bij je arbodienst of casemanager.
• Week 1: neem contact op met de medewerker en bespreek de verwachte duur.
• Week 6: de bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op.
• Week 8: stel samen een plan van aanpak op.
• Doorlopend: evalueer elke zes weken en houd het dossier bij.

Een goede arbodienst neemt veel van deze stappen uit handen en zorgt dat je nooit een deadline mist.

ArboVita helpt je de regie te houden

De regels rondom loondoorbetaling zijn complex en de financiële risico’s zijn groot. Bij ArboVita zorgen we dat je altijd weet waar je aan toe bent. Je vaste casemanager bewaakt het proces, adviseert je bij lastige situaties en zorgt dat je dossier op orde is, zodat een loonsanctie geen reële dreiging is.