Een medewerker meldt zich ziek. Wat nu? Als werkgever heb je niet alleen een morele verantwoordelijkheid, maar ook wettelijke verplichtingen als het gaat om verzuimbegeleiding. Wie die verplichtingen niet nakomt, riskeert boetes, loonsancties en langdurige uitval.

In dit artikel zetten we de belangrijkste stappen en verplichtingen voor je op een rij.

De wettelijke basis: Wet verbetering poortwachter

De Wet verbetering poortwachter (Wvp) regelt de re-integratieverplichtingen van werkgevers en werknemers bij langdurig verzuim. Het doel: voorkomen dat medewerkers onnodig lang thuiszitten en zo snel mogelijk, duurzaam, terugkeren naar werk.

De wet schrijft voor dat je als werkgever het verzuimproces actief begeleidt en documenteert. UWV controleert achteraf of je je aan de regels hebt gehouden.

Stap voor stap: jouw verplichtingen bij verzuim

Week 1: ziekmelding en eerste actie

Registreer de ziekmelding en neem binnen een week contact op met de medewerker. Meld de ziekmelding ook bij je arbodienst of casemanager. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans op een vlot herstel.

Week 6: probleemanalyse

Uiterlijk in de zesde ziektweek stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hierin staat wat de belemmering is voor werkhervatting en welke mogelijkheden er zijn. Dit document vormt de basis voor het verdere traject.

Week 8: plan van aanpak

Op basis van de probleemanalyse stel jij en je medewerker samen een plan van aanpak op. Hierin staan concrete afspraken over re-integratie: welke stappen, op welke termijn en wie verantwoordelijk is.

Elke 6 weken: evaluatie

Elke zes weken evalueer je het plan van aanpak samen met de medewerker. Is het nog actueel? Zijn er aanpassingen nodig? Houd dit goed bij in het dossier.

Week 52: eerstejaarsevaluatie

Na een jaar verzuim vindt een formele evaluatie plaats. Je beoordeelt samen de voortgang en legt dit vast in een bijstelling van het plan van aanpak.

Week 87: aanvraag WIA

Rond week 87 vraagt je medewerker een WIA-uitkering aan bij UWV. UWV beoordeelt dan ook jouw re-integratie-inspanningen. Een onvolledig of onzorgvuldig dossier kan leiden tot een loonsanctie: je moet dan het loon maximaal een jaar langer doorbetalen.

Wat als je de verplichtingen niet nakomt?

UWV kan een loonsanctie opleggen als je onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Je betaalt dan maximaal 52 weken extra loon door. Dat kan snel oplopen tot tienduizenden euro’s.

Voorkomen is dus veel beter dan genezen, zowel voor je medewerker als voor je organisatie.

De rol van de arbodienst bij verzuimbegeleiding

Een goede arbodienst ondersteunt je bij elke stap van het verzuimtraject:

• De bedrijfsarts stelt tijdig de probleemanalyse op
• De casemanager houdt het overzicht en bewaakt de deadlines
• Je krijgt advies over passende re-integratiemogelijkheden
• Jouw dossier is altijd up-to-date en ‘UWV-proof’

Persoonlijke begeleiding bij ArboVita

Bij ArboVita werk je altijd met een vaste casemanager en een vaste bedrijfsarts. Geen wisselende gezichten, maar een team dat jouw organisatie en jouw medewerkers kent. We denken proactief met je mee, bewaken de voortgang en zorgen dat je nooit voor verrassingen komt te staan.