Een medewerker meldt zich ziek. Weet iedereen in jouw organisatie precies wat er dan moet gebeuren? Wie belt wie? Wanneer? En wat wordt er vastgelegd?
Een verzuimprotocol geeft antwoord op al die vragen. Het is geen bureaucratisch document, het is een praktisch houvast voor zowel leidinggevenden als medewerkers. In dit artikel leggen we uit wat erin moet staan en hoe je het opstelt.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een schriftelijke afspraak binnen jouw organisatie over hoe je omgaat met ziekteverzuim. Het beschrijft stap voor stap: wat er van de medewerker wordt verwacht bij een ziekmelding, wat de leidinggevende doet en hoe de arbodienst wordt ingeschakeld.
Het protocol is geen vervanging van de Wet verbetering poortwachter, het is de vertaling ervan naar jouw eigen organisatie.
Waarom is een verzuimprotocol zo belangrijk?
- Het voorkomt onduidelijkheid en willekeur bij ziekmeldingen
- Het zorgt dat wettelijke deadlines niet worden gemist
- Het beschermt je als werkgever bij een UWV-controle
- Het geeft medewerkers duidelijkheid over wat ze kunnen verwachten
Organisaties zonder protocol handelen vaak reactief. Met een protocol handel je altijd consistent, en dat scheelt tijd, stress en geld.
Wat moet er minimaal in staan?
1. Ziekmelding
Beschrijf hoe een medewerker zich ziek meldt: bij wie, op welk tijdstip en via welk kanaal. Vermeld ook wat er niet hoeft: een medewerker is nooit verplicht de reden van ziekte te vermelden.
2. Eerste contactmoment
Leg vast dat de leidinggevende binnen een week contact opneemt met de zieke medewerker. Niet om te controleren, maar om betrokkenheid te tonen en te vragen hoe het gaat.
3. Melding bij de arbodienst
Beschrijf wanneer en hoe de ziekmelding doorgegeven wordt aan de arbodienst of casemanager. Bij ArboVita kan dit direct via de casemanager worden gemeld.
4. Spreekuur bedrijfsarts
Leg vast dat bij verzuim langer dan twee weken, of eerder als er twijfel is, contact wordt opgenomen met de bedrijfsarts. Uiterlijk in week zes stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op.
5. Plan van aanpak
Beschrijf dat in week acht een plan van aanpak wordt opgesteld, samen met de medewerker. Dit document vormt de leidraad voor het re-integratietraject.
6. Evaluatiemomenten
Vermeld dat het plan van aanpak elke zes weken wordt geëvalueerd en bijgesteld waar nodig.
7. Privacyregels
Maak duidelijk welke informatie de werkgever mag ontvangen (functionele beperkingen, geen diagnose) en hoe medische gegevens worden bewaard en beschermd.
Hoe stel je het protocol op?
Volg deze stappen:
- Stap 1 — Inventariseer: bekijk de huidige situatie. Hoe gaat het nu bij een ziekmelding? Waar gaat het mis?
- Stap 2 — Schrijf de procedure: beschrijf de stappen helder en concreet. Gebruik korte zinnen, geen jargon.
- Stap 3 — Betrek je arbodienst: je casemanager of bedrijfsarts kan je helpen om het protocol af te stemmen op de wettelijke eisen.
- Stap 4 — Betrek de OR of PVT: het verzuimprotocol valt onder de instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
- Stap 5 — Communiceer het: deel het protocol met alle leidinggevenden én medewerkers. Voeg het toe aan het personeelshandboek.
- Stap 6 — Evalueer jaarlijks: de wet- en regelgeving verandert. Controleer elk jaar of het protocol nog up-to-date is.
Veelgemaakte fouten
- Te vaag: een protocol dat zegt ‘zo snel mogelijk contact opnemen’ werkt niet. Geef concrete termijnen.
- Niet gecommuniceerd: een protocol in een la helpt niemand. Zorg dat iedereen het kent.
- Niet up-to-date: een protocol uit 2018 past mogelijk niet meer bij de huidige wetgeving.
Hoe helpt ArboVita?
Bij ArboVita helpen we je graag bij het opstellen of actualiseren van je verzuimprotocol. Je vaste casemanager kent de wettelijke eisen en weet wat er in de praktijk werkt. Samen zorgen we dat jouw organisatie altijd klaar is voor een ziekmelding, zonder stress of onduidelijkheid.
